Lizenzmanagement

Mit Hilfe des Lizenzmanagements ist es möglich, den Lizenzbestand in Relation zu den verbrauchten Lizenzen zu setzen und damit einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen.

Somit kann man sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viele Lizenzen entsprechend den jeweiligen Lizenzbedingungen verbraucht sind, wie viele Lizenzen zu wenig oder wie viele Lizenzen zu viel vorhanden sind.

Im Lizenzmanagement können dabei verschiedene Arten von Produkten verwaltet werden, z.B. Software, Betriebssysteme, CALs, Schriftarten oder Online-Subscriptions.

Falls benötigt, stehen hierbei stets die Unterscheidungen zwischen Lizenzierung pro Gerät, Lizenzierung pro Benutzer und Lizenzierung pro VM über Host zur Verfügung.

Insgesamt werden also verschiedene Metriken (= Berechnungsvorschriften) unterstützt, um diverse Lizenzmodelle und Einsatzszenarien abbilden zu können.

Beim Hinterlegen von Lizenzen stehen verschieden Lizenztypen, u.a. Pool-Lizenzen, Device-Lizenzen, User-Lizenzen, Subscription-Lizenzen und Wartungs-Lizenzen zur Auswahl.

Hinzufügen von Produkten zum Lizenzmanagement

Im Lizenzmanagement können unterschiedliche Produkt-Typen verwaltet werden:

1. Produkte, bei denen auf Grund der Inventarisierung die Anzahl der Verbraucher ermittelt werden kann (z.B. inventarisierte Geräte, auf denen eine Installation von "Microsoft Office Professional Plus" gefunden wurde) -> Hinzufügen über Button Neues Produkt
2. Produkte, bei denen die Verbraucher-Anzahl nicht durch die Inventarisierung ermittelt werden kann (z.B. Abschließen einer Subscription-, bzw. Abo-Lizenz für eine Online- / Cloud- Anwendung) -> Hinzufügen über Button Neue Subscription-Lizenz

Zum Hinzufügen eines Produkts zum Lizenzmanagement kann die Funktion Neues Produkt aus dem Ribbon-Menü gewählt werden, falls der Knoten Lizenzmanagement in der Baumstruktur gewählt wurde.

Daraufhin wird ein Assistent zum Erstellen von Lizenzprodukten geöffnet. Im Assistent kann eingestellt werden, welche Produkte hinzugefügt werden sollen, und wie die Verbrauchs-Berechnung definiert ist.

Produkte Definieren

Im ersten Schritt muss definiert werden, woran die Verbraucher der Lizenzen erkannt werden können (z.B. Vorhandensein eines bestimmten Software-Pakets). LOGINventory erkennt viele Produkte jedoch bereits automatisch.

Die Produkte, die in LOGINventory verwaltet werden sollen, können durch einen Klick auf Selektierte Produkte übernehmen zur Liste auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Durch einen Doppelklick ist dies auch möglich.

Erkannte Produkte

Anhand der Daten aus der Inventarisierung des Netzwerks werden bereits viele lizenzpflichtige Produkte erkannt. Hier werden automatisch die richtigen Versionen und Einstellungen zur Metrik (siehe unten) angelegt. Generell können auch mehrere erkannte Produkte mit der Steuerungs- und Umschalt-Taste selektiert und gleichzeitig hinzugefügt werden.

Software-Pakete

Aus der Liste aller gefunden Software-Pakete können weitere entsprechende Produkte identifiziert und zur Liste auf der rechten Seite hinzugefügt werden. Dabei kann mit Hilfe der Filterung die Ergebnismenge auch eingeschränkt werden.

Wurde das gewünschte Paket identifiziert, öffnet sich beim Hinzufügen ein Fenster, indem durch den Schieberegler definiert werden kann, woran der Produkt-Name ohne Version erkannt wird. Falls der Schieberegler nicht die richtige Auswahl vorschlägt, kann diese angepasst werden.

Wenn ein Produkt bereits über die Erkannten Produkte hinzugefügt wurde, muss es natürlich nicht mehr über die Software-Pakete hinzugefügt werden.

AppV-Pakete

Falls AppV-Pakete (Version 5) gefunden wurden, können diese analog zu den Software-Paketen hinzugefügt werden.

Betriebssysteme

Im Normalfall sollten die relevanten Betriebssysteme bereits über die Erkannten Produkte hinzugefügt worden sein. Falls das nicht der Fall ist, können Sie auch über diese Liste hinzugefügt werden.

SWID-Tags

Software Identification Tags (SWID-Tags) stellen Informationen über installierte Software, wie Name Hauptversion, Unterversion etc. bereit und sind in der ISO-Norm 19770-2:2015 definiert. Vorhandene Software kann also auch anhand von SWID-Tags erkannt werden, falls der Software-Publisher die entsprechende Norm beachtet hat - was aktuell sehr selten der Fall ist.

Die Produkte können dann analog zu Software-Paketen hinzugefügt werden.

AD-Gruppe

Um Produkte zu verwalten, bei denen alle Mitglieder einer AD-Gruppe eine Lizenz benötigen, können die Gruppen zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden.

Nachdem eine Gruppe ausgewählt wurde, kann im zweiten Schritt konfiguriert werden, ob die User-Mitglieder dieser Gruppe oder die Asset-Mitglieder als Verbraucher gezählt werden sollen. Eine Kombination ist nicht möglich und nicht sinnvoll.

Cloud-Subscription

Falls bei der Datenerfassung online Daten von Microsoft365 abgefragt wurden, können diese Subscriptions im Lizenzmanagement abgebildet werden. Dazu lassen sich die zu verwaltenden Produkte auswählen und hinzufügen.

Font

Falls Sie lizenzpflichtige Fonts im Unternehmen einsetzen, können die Schriftarten analog zu Software-Paketen hinzugefügt werden.

Veröffentliche App / XenApp

Falls über einen Terminal Server, bzw. Remote Desktop Server Programme veröffentlicht wurden, können diese im Lizenzmanagement verwaltet werden. Dabei werden die Mitglieder der Gruppen, für die die Anwendung veröffentlicht wurde, als Verbraucher gezählt.

Manuelle Zählung

Über die manuelle Zählung kann die Ergebnisanzahl von Abfragen als Verbraucher im Lizenzmanagement hinterlegt werden. Das ist immer dann nötig, wenn keiner der mitgelieferten Knoten das richtige Ergebnis liefert. So könnte z.B. eine Eigene Abfrage erstellt werden, die alle Thin Clients auflistet und diese dann als Verbraucher für Remote Desktop Lizenzen definiert werden.

Nachträgliches Editieren des Produkt-Filters

Wenn nicht über die Liste der Erkannten Produkte ein Produkt definiert wurde, z.B. durch Einstellen am Schieberegler in der Liste der Software-Pakete, dann entsteht immer eine Abfrage unterhalb des jeweils passenden Knotens in der Baumstruktur im Bereich IT-Bestand, die mit diesem Produkt im Lizenzmanagement verlinkt wird.

Diese Abfragen können dann ganz normal mit Hilfe des Abfrage-Editors bearbeitet werden, beispielsweise um bestimmte Ergebniszeilen auszuschließen oder mit einer ODER-Verknüpfung weitere Pakete, Gruppen, Betriebssysteme, Fonts etc. in den Fokus des Lizenzmanagement-Produkts mitaufzunehmen.

Nach einer Anpassung der Abfrage muss die Berechnung des Produkts im Lizenzmanagement erneut angestoßen werden, um die Änderung zu sehen.

Produkte Konfigurieren

Im nächsten Schritt kann zu jedem Produkt eingestellt werden, wie die Lizenzverbraucher genau berechnet werden, und welche Versionen für die jeweiligen Produkte angelegt werden sollen.

Für jedes Produkt kann definiert werden, wie der Lizenzverbrauch berechnet wird. Dazu stehen, je nach ausgewählter Metrik unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

So kann zum Beispiel eingestellt werden, wie die Lizenzen gezählt werden (Nur in höchster Version oder In jeder Version), ob es eine Berechnungsformel zur Lizenzzählung gibt (Normalfall: Eine Lizenz pro Gerät), ob Wartungslizenzen benötigt werden (siehe Lizenz-Typen), ob eine Mehrfachbenutzung durch einen User auf unterschiedlichen Geräten möglich ist und welche Geräte-Typen in die Lizenzzählung mit eingeschlossen werden sollen.

Bei der Gerätequelle können also z.B. virtuelle Maschinen von der Lizenzzählung ausgeschlossen werden oder andere Abfragen als der Assets-Knoten, bzw. alle aktiven Benutzer als Quelle der Verbraucher eingestellt werden.

Außerdem kann bei Software-Produkten die Nutzungsauswertung aktiviert werden.

Berechnungsformel

Bei den meisten Produkten wird pro Gerät eine Lizenz benötigt. LOGINventory kann aber auch Produkte, wie SQL Server oder Windows Server abbilden, bei denen die Anzahl der verbrauchten Lizenzen abhängig von der CPU- oder Core-Anzahl sein kann. Dazu werden bereits die entsprechenden Formeln als Vorlagen mitgeliefert. Diese sind durch einen Klick auf das Lupen-Symbol auswählbar.

Natürlich können hier auch eigene Formeln erstellt werden, falls das zu verwaltende Produkt nicht mit aufgeführt ist.

Software-Nutzungsauswertung

Bei Software-Produkten (nicht Betriebssystemen) stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Nutzungsauswertung zu aktivieren.

Um erkennen zu können, ob ein Produkt benutzt wurde, muss LOGINventory wissen, anhand des Ausführens welcher Datei die Nutzung erkannt werden kann.

Bei Software, die über ein MSI-Paket installiert wurde, kann die Nutzungsauswertung automatisch erkannt werden. Dazu wird im Hintergrund ein Mapping zwischen dem Pfad, in dem das Programm installiert wurde (SoftwarePackageInfo.InstallLocation), und dem Pfad, aus dem ein Programm gestartet wird (ProgramUsage.PathName), vorgenommen. Falls dieses Mapping nicht erfolgreich ist oder keine InstallLocation bekannt ist, muss manuell eine Zuordnung getroffen werden, damit die Nutzung ausgewertet werden kann. Dazu kann es notwendig sein einen eigenen Filter zu setzten, bzw. eine Abfrage auszuwählen, die die Nutzung des entsprechenden Produkts auswertet.

Um zu testen, ob Daten für eine der Optionen verfügbar sind, ist der Button "Test" gedacht. Daraufhin wird angezeigt, wie häufig das Produkt im ausgewählten Zeitraum (Empfehlung: 90 Tage) benutzt wurde, nicht benutzt wurde und wie häufig die Nutzung nicht ermittelbar ist.

Host-Lizenzierung

Es kann auch nötig sein, die Lizenzierung eines Betriebssystems oder einer Software von Virtuellen Maschinen abzubilden. LOGINventory stellt dafür die Metriken Betriebssysteme pro VM über Host und Softwarepakete pro VM über Host zur Verfügung.

Diese beiden Metriken verfügen über eine zusätzliche Einstellmöglichkeit zur Host-Konfiguration. Hier muss zunächst der Host ausgewählt werden, auf dem die entsprechenden VMs laufen.

Wenn die Checkbox Host-Lizenzierung überprüfen gesetzt ist, muss eine Formel für die Host-Lizenzierung hinterlegt / ausgewählt werden. Wird hier aus den Vorlagen eine mitgelieferte Berechnungsformel ausgewählt, so wirkt sich das auch auf die Einstellungen zur VM-Lizenzierung aus. Trotzdem kann jede Formel auch im Nachgang über den Formel-Editor einzeln angepasst werden.

Wenn die Checkbox VM-Lizenzen müssten mit einem Vielfachen der Host-Lizenzen abgedeckt sein gesetzt ist, dann wird beispielsweise bei einem Host, der 16 Lizenzen verbraucht, und über 5 VMs verfügt, die je 8 Lizenzen verbrauchen, der Gesamtbedarf nicht zu 5 * 8 = 40 Lizenzen, sondern zu 3 * 16 = 48 (Vielfache der Host-Lizenzen) ermittelt. Somit werden nicht die VMs einzeln gezählt, sondern in Zweier-Schritten. Ebenso bewirkt das Setzen dieser Checkbox, dass alle Hosts Lizenzen in der höchsten vorhandenen Betriebssystemversion aller VMs verfügen müssen.

Sonderfall: Manuelle Zählung

Die manuelle Zählung kann verwendet werden, falls entweder die Anzahl der Verbraucher nur einer Konstante entspricht oder die Anzahl der Verbraucher durch die Anzahl der Ergebniszeilen einer beliebigen Abfrage ermittelt werden kann.

Falls eine Abfrage bei der Manuellen Zählung ausgewählt wurde, lassen sich ggf. noch Korrekturfaktoren hinzufügen oder noch weitere Abfragen als Quelle auswählen und dann dementsprechend eine Rechenoperation (Addition oder Subtraktion) auswählen. Durch das Verwenden von Differenzen lassen sich damit auch Auswertungen, wie "Alle bis auf..." ausführen.

Definition von Versionen

Durch einen Klick auf den Pfeil neben dem Produkt-Namen kann definiert werden, welche Versionen angelegt werden sollen. Die aktuell vorhandenen Versionen werden dabei automatisch erkannt und hinzugefügt. Die Namen der Versionen entsprechen erst einmal der Versionsnummer; sie können aber manuell geändert werden. In der Vorschau für jede Version ist ersichtlich, welche Installationen zu der jeweiligen Version als Verbraucher gelten.

Für jedes hinzugefügte Produkt wird dann eine entsprechende Abfrage inklusive der angelegten Versionen hinzugefügt, also z.B. falls es sich um ein Software-Paket handelt, wird unterhalb des Knotens "Software-Pakete" eine Abfrage auf das Produkt und darunter für die Versionen hinzugefügt.

Es kann sinnvoll sein, weitere fehlende Versionen hier anzulegen und die Reihenfolge korrekt anzupassen, damit die Berechnung von Downgrades korrekt durchgeführt wird.

Sonderfall: Crossgrade-Lizenzierung

Falls bei einem Produkt (z.B. Windows Server Standard) Lizenzen einer anderen Edition (z.B. Windows Server Enterprise) verwendet werden dürfen, kann dies hier eingestellt werden. Dazu kann für jede Version eingestellt werden, von welchem anderen Produkt Lizenzen in welcher Version verwendet werden dürfen.

Sonderfall: Zusätzliche Verbraucher

Falls nicht nur die von LOGINventory erkannten Installationen als Verbraucher eines Produkts zählen sollen, kann eine Abfrage aus der Baumstruktur ausgewählt werden, deren Ergebniszeilen als zusätzliche Verbraucher gelten.

Im Falle einer "pro Device"-Lizenzierung lassen sich nur Abfragen auswählen, die Devices beinhalten. Bei einer "pro User"-Lizenzierung lassen sich Abfragen für User und für Devices auswählen. In diesem Fall werden die "Owner" der Devices als User gezählt.

Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, kann die Produkt-Konfiguration durch einen Klick auf "OK" geschlossen werden und eine Übersichtsseite mit den Produkt-Details wird sichtbar.

Produkt-Details

Für jedes Produkt wird nun ein Knoten im Lizenzmanagement angelegt. Hier können Lizenzen hinterlegt werden, die Lizenzverteilung, die Verbraucher der Lizenzen, ggf. die Nutzungsauswertung und eine Zusammenfassung zum Produkt betrachtet werden.

Hinterlegen von Lizenzen

Lizenz-Typen

Generell muss beim Hinterlegen von Lizenzen zwischen zwei Arten unterschieden werden: Versions-gebundene Lizenzen (z.B. Kauf von Office Professional Plus 2016) vs. Produkt-gebundene Lizenzen (z.B. Subscription von Office365). LOGINventory unterstützt dabei verschiedene Unterarten dieser Lizenzen:

Lizenz-Typ	Lizenz-Art	Eigenschaften	Beispiel
Pool-Lizenz	Versions-gebunden	Pool-Lizenzen sind nicht zu speziellen Verbrauchern zugeordnet und können daher von beliebigen Verbrauchern in der jeweiligen Version (bzw. falls ein Downgrade-Recht besteht auch bei älteren Versionen) verwendet werden.	Kauf von 5 Full Packaged Products (FPP) von Microsoft Office Standard 2013
Device-Lizenz	Versions-gebunden	Device-Lizenzen werden explizit bestimmten Geräten zugeordnet. Falls sie keinem Gerät zugeordnet sind, sind sie nicht gültig. Falls auf dem zugeordneten Gerät die Software nicht vorhanden ist, wird die Lizenz nicht genutzt. Achtung: Falls Assets mit zugeordneten Device-Lizenzen archiviert oder gelöscht werden, werden die Lizenzen auch mit archiviert, bzw. gelöscht, da sie direkt an das Gerät gebunden sind.	Kauf eines Rechners mit vorinstalliertem Windows (OEM-Lizenz). Diese Lizenz ist Rechner-gebunden.
User-Lizenz	Versions-gebunden	User-Lizenzen werden explizit bestimmten Usern zugeordnet. Falls sie keinem User zugeordnet sind, sind sie nicht gültig. Falls der entsprechende User auf keinem seiner Geräte (Eigene Eigenschaft "Owner") das Produkt installiert hat, wird die Lizenz nicht genutzt. User-Lizenzen können ermöglichen, dass ein User die Software auf mehreren Geräten nutzt.	Microsoft Windows Server 2016 User-CAL oder Microsoft Visual Studio Professional 2017 als Eigenständige Lizenz
Subscription-Lizenz	Produkt-gebunden	Eine Subscription-Lizenz berechtigt im Gültigkeitszeitraum dazu alle Versionen des jeweiligen Produkts zu nutzen.	Microsoft Visual Studio Enterprise Abonnement
Wartungs-Lizenz	Produkt-gebunden	Eine Wartungs-Lizenz wird bei der Berechnung nur beachtet, falls beim Produkt "Benötigt Wartungslizenzen" angekreuzt wird. Dann müssen für ein Produkt mindestens so viele Wartungs-Lizenzen vorhanden sein, wie verbraucht werden, damit das Produkt nicht unterlizenziert ist. Eine Wartungs-Lizenz allein reicht nicht für die Lizenzierung eines Produktes. Zusätzlich müssen Subscription- oder Versions-gebundene Lizenzen vorhanden sein.	Software Assurance für Windows Server

Manuelles Hinterlegen von Lizenzen

Um Lizenzen zu hinterlegen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird das entsprechende Produkt oder die Version ausgewählt und dann aus dem Dropdown-Menü der gewünschte Lizenz-Typ hinzugefügt, oder aus der Liste der Verbraucher wird ein Verbraucher ausgewählt und dann Lizenz hinzufügen gewählt.

Nach der Auswahl des Lizenz-Typs öffnet sich ein Fenster, in dem wichtige Werte zur Lizenz, u.a. Name, Lizenzschlüssel & Gültigkeitsdaten, als auch Dokumente / Rechnungen, die mit dem Lizenz-Eintrag verknüpft werden sollen, hinterlegt werden können.

Viele der hinterlegten Eigenschaften werden dann auch in Berichten verwendet und z.B. die finanziellen Werte zur Berechnung von Einsparpotentialen verwendet.

Immer wenn neue Lizenzen hinterlegt worden sind, wird die Berechnung des Lizenzstatus des Produkts neu angestoßen. Daraufhin wird ersichtlich, in welcher Version wie viele Lizenzen zur Verfügung stehen und verbraucht werden und unter anderem an der Farbe des Kreises auf dem Produkt ist ersichtlich, ob ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen.

Falls ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis grün. Falls das Produkt Wartungslizenzen benötigt und nur ausreichend Pool-, Device-, User- oder Subscription-Lizenzen, aber nicht ausreichend Wartungslizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis gelb. Falls nicht ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen, ist der Kreis rot.

Der Ordner oberhalb des Produkts erhält den gleichen Status, falls alle darunterliegenden Produkte diesem Status entsprechen.

Zuweisung von bereits angelegten und automatisch erkannten Lizenzen

Neben dem manuellen Hinterlegen von Lizenzen können auch bereits angelegte und automatisch erkannte OEM-Lizenzen zugewiesen werden. Dafür kann über den Punkt Lizenz-Zuweisung aus dem Ribbon-Menü eine Oberfläche geöffnet werden, in der alle nicht zugewiesenen Lizenzen sichtbar sind.

Diese können dann per Drag & Drop bei den entsprechenden Produkten, bzw. Versionen hinterlegt werden.

Hier werden also auch die Lizenzen aufgelistet, bei denen die Zuordnung zum Produkt, bzw. zur Version entfernt wurde.

Duplizieren von Lizenzen

In der Lizenzübersicht lassen sich Lizenzen duplizieren, indem der Button Smartes Duplizieren geklickt wird.

Dabei werden bei der Kopie alle Werte des Originals übernommen, d.h. auch Preise, Lizenzschlüssel, Erinnerungs-Termine und ebenso die Verlinkung zum Verknüpften Dokument.

Verschieben von Lizenzen

Falls eine Lizenz bei der falschen Version zugeordnet wurde, oder durch Erwerb einer Nachfolge-Lizenz (und Nutzen der Duplizieren-Funktion) eine Lizenz zu einer anderen Version zugeordnet werden soll, kann diese via Drag & Drop zu einer anderen Version verschoben werden.

Subscription-Lizenz Anlegen

Wie oben erwähnt, können im Lizenzmanagement auch Produkte verwaltet werden, bei denen die Ergebnismenge der Verbraucher nicht durch LOGINventory ermittelt werden kann, z.B. bei einem Abo für eine beliebige Online-Anwendung, die nicht auf dem PC installiert, sondern durch Einloggen in einer Website genutzt wird. Für solche Produkte kann direkt die Option Neue Subscription-Lizenz genutzt werden.

Der sich öffnende Dialog entspricht dabei dem des Hinterlegens von Subscription-Lizenzen, zu denen bereits Produkte existieren.

Beim Klick auf Ok erscheint eine Frage, ob direkt ein zugehöriges Produkt angelegt werden soll, dem die Lizenz zugeordnet werden soll.

Wird diese Nachfrage mit Ja bestätigt, so entsteht automatisch ein neues Produkt vom Typ Manuelle Zählung, bei welchem die Anzahl der Verbraucher der Anzahl der im ersten Schritt angegeben Lizenz-Anzahl entspricht.

Importieren von Lizenzen

Mit Hilfe des Daten-Import lassen sich Informationen zu vorhandenen Lizenzen aus csv-Dateien importieren. Der Daten-Import ist im Detail hier beschrieben.

Ebenso können Lizenzen über die Web API angelegt werden, wenn die Daten aus Drittsystemen stammen.

Auswertung der Lizenzmatrix

In der Lizenzmatrix ist ersichtlich, in welcher Version wie viele Lizenzen verfügbar sind und verbraucht werden. Durch einen Klick auf den Pfeil neben License Allocation kann die Lizenzmatrix erweitert werden, und es ist sichtbar, wo ggf. Downgrades bzw. Upgrades durchgeführt wurden.

Software-Nutzungsauswertung

LOGINventory bietet mit Hilfe des eigens entwickelten Benutzungsstatistik-Agenten LOGINuse die Möglichkeit herauszufinden, welche Software in Ihrer Firma tatsächlich von wem genutzt wird. Somit können insbesondere teure, ungenutzte Software-Pakete identifiziert und der Lizenzbestand reduziert werden.

Bereits ohne Verteilung eines Agenten liefert LOGINventory Nutzungsstatistiken zu Programmen auf den einzelnen Geräten unter Verwendung der Daten des Windows Explorers. Diese Statistik ist bei allen unterstützten Windows Betriebssystemen ab XP im jeweiligen Benutzerkontext vorhanden, berücksichtigt jedoch nur die über Startmenü, Desktop oder Explorer gestarteten Anwendungen. Starts über die Taskleiste werden z.B. nicht mitgezählt. Deshalb können Einträge bei der Nutzungsstatistik ohne Verwendung des Agenten dahingehend interpretiert werden, dass das Vorhandensein eines Eintrags bedeutet, dass das Programm sicher gestartet wurde, das Fehlen eines Eintrags kann jedoch nicht zum Ausschluss der Programmnutzung umgedeutet werden.

Damit im Lizenzmanagement diese Nutzungsdaten zur Verfügung stehen, muss die Nutzungsauswertung in der Produkt-Konfiguration aktiviert werden.

Dann wird im Tortendiagramm ersichtlich, wie häufig oder selten das entsprechende Produkt tatsächlich verwendet wird und welches Einsparpotential besteht. Bei der Liste der Verbraucher ist auch erkennbar, wo das Produkt genutzt, bzw. nicht genutzt wurde.

Die Daten zur Nutzung können dann z.B. wie folgt aussehen:

Sonderfall: Cluster-Produkte

Im Lizenzmanagement lassen sich auch Cluster, die aus mehreren bereits zum Lizenzmanagement hinzugefügten Produkten bestehen, anlegen.

In der Liste der Erkannten Produkte tauchen ausschließlich dann, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind, Cluster-Produkte auf:

• Zum Lizenzmanagement müssen bereits die Produkte hinzugefügt worden sein, die im neu anzulegenden Cluster-Produkt verwaltet werden sollen.
• Im Pfad des Produkts muss "Windows Server" oder "SQL Server" stehen.
• Es werden nur Produkte beachtet, bei denen die Metrik "pro VM über Host" ausgewählt wurde.
• Diese Produkte müssen sich in einem Ordner befinden, der im Namen "Cluster" enthält (z.B. durch Verschieben der Produkte via Drag & Drop oder durch Umbenennen des Ordners, in welchem Sie sich befinden.)

Wenn in der Baumstruktur dieser Ordner (hier "Cluster Berlin") selektiert wird, und dann Neues Produkt gewählt wird, taucht das Produkt mit dem Namen des Ordners (hier: "Cluster Berlin") in der Liste der Erkannten Produkte auf:

In der Produkt-Konfiguration kann dann gewählt werden, ob jeder Host so viele Lizenzen benötigt, dass er die Lizenzen der Konsumenten aller anderen Hosts mit abdecken kann (siehe Tipp oben, 2. Fall). Falls der Haken hier nicht gesetzt ist, wird im Cluster-Produkt die Summe der Lizenzen je Version gebildet (siehe Tipp oben, 1. Fall).

In beiden Fällen ist es daraufhin nicht mehr nötig, Lizenzen an den Produkten, die zum Cluster gehören, zu hinterlegen. Diese wechseln in den Status "verwaltet" (blaue Farbe) und gelten dadurch nicht mehr als unterlizenziert.

Lediglich am Cluster-Produkt müssen jetzt die verfügbaren Lizenzen eingetragen werden.

Beispiele zur Verwaltung unterschiedlicher Produkte

Verwaltung von virtualisierten Betriebssystemen

Bei der Verwaltung von virtualisierten Windows Server Installationen muss stets der entsprechende Host, auf dem sich die VMs befinden zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden. Dazu tauchen in der Liste der Erkannten Produkte alle Hosts auf, auf denen mindestens eine laufende VM mit dem Betriebssystem "Windows Server" erkannt wurde.

Nachdem ein Host hier ausgewählt wird, muss eine Entscheidung getroffen werden, ob dieser Host mit Windows Server Standard oder Windows Server Datacenter Lizenzen versorgt werden soll.

Abhängig von dieser Auswahl wird bei der Host-Konfiguration auf der nächsten Seite automatisch hinterlegt, ob die Lizenz eine beliebige Anzahl an VMs erlaubt, oder jede VM gezählt werden muss. In jedem Fall wird die Anzahl der benötigten Lizenzen für die einmal vollständige Lizenzierung des Host mit der Berechnungsformel Max([Cpu.Count] * Max([Cpu.Cores], 8), 16) berechnet.

Falls die Lizenzierung mit einer Datacenter-Lizenz gewählt wurde, dürfen beliebig viele virtuelle Maschinen mit dem Windows Server Betriebssystem auf dem Host laufen. Daher ist in diesem Fall gewählt, dass die VM-Lizenzierung nicht überprüft werden muss.

Wird der Host hingegen mit Standard-Lizenzen versehen, dann dürfen je vollständiger Lizenzierung des Hosts zwei VMs auf diesem laufen. Daher ist hier als Berechnungsformel zur Überprüfung der VM-Lizenzierung Max([LastVirtualHost.Cpu.Count] * Max([LastVirtualHost.Cpu.Cores], 8), 16) / 2 hinterlegt.

Die Übersicht der Lizenzverbraucher und Lizenzverteilung (ohne hinterlegte Lizenzen) sieht dann im Fall der Windows Server Standard Lizenzierung z.B. wie folgt aus:

Falls der Host mit Windows Server Datacenter Lizenzen versehen wurde, benötigen die VMs keine Lizenzen und die Übersichten ergeben sich (ohne hinterlegte Lizenzen) z.B. wie folgt:

Beim Hinterlegen der Lizenzen muss dann bei der Anzahl die Menge der gekauften Core-Lizenzen hinterlegt werden (wenn z.B. 8 2-er Packs gekauft wurden, entspricht dies 16 Lizenzen).

Verwaltung von virtualisierten SQL Servern

Für das Produkt Microsoft SQL Server gelten abhängig von der Edition und einer ggf. vorhandenen Software Assurance (SA) unterschiedliche Lizenzbedingungen. So gibt es einerseits die Möglichkeit, eine Server-Lizenz & zusätzlich entsprechende CALs für die zugreifenden Geräte / User zu erwerben und andererseits die Option, Core-Lizenzen zu erwerben.

Die Core-Lizenzierung ist dabei typischerweise weiterverbreitet und erfordert, dass entsprechend der Core-Anzahl der VM oder des Hosts Lizenzen erworben werden, wobei je CPU immer mindestens 4 Cores lizenziert werden müssen, auch wenn weniger vorhanden sind. Daher zeigen die folgenden Beispiele unterschiedliche Szenarien, bei denen Core-Lizenzen verwendet werden. Die Verwendung von CALs ist weiter unten beschrieben.

Dazu kann das Produkt "SQL Server Standard (2012 or later)" in der Liste der Erkannten Produkte ausgewählt werden. Als Berechnungsformel ist hier dann automatisch Max([Cpu.Cores] * [Cpu.Count], 4) eingestellt. Sowohl physische als auch virtuelle Maschinen werden hier gemeinsam betrachtet. Es muss keine Unterscheidung in Abhängigkeit eines Hosts getroffen werden.

Beim Hinterlegen der Lizenzen muss dann bei der Anzahl die Menge der gekauften Core-Lizenzen hinterlegt werden (wenn z.B. 8 2-er Packs gekauft wurden, entspricht dies 16 Lizenzen).

In der Liste der Erkannten Produkte wird "[HOSTNAME] SQL Server" (z.B. "[HYPERV1] SQL Server") ausgewählt. Bei der Auswahl öffnet sich ein Dialog, in welchem gewählt werden muss, ob die Lizenzbedingungen für "Enterprise (with SA)" (also beliebig viele VMs im Falle der gültigen Software Assurance, bzw. SQL Server Enterprise Subscription (ab Version 2022)) oder "Enterprise (without SA)" (also nur maximal so viele VMs, wie dem Host Core-Lizenzen zugewiesen wurden) verwendet werden sollen.

Abhängig von dieser Auswahl wird bei der Host-Konfiguration auf der nächsten Seite automatisch hinterlegt, ob die Lizenz eine beliebige Anzahl an VMs erlaubt, oder jede VM gezählt werden muss.

In der Liste der Lizenzverbraucher tauchen im Falle der Enterprise-Lizenzierung mit SA alle VMs mit einer Lizenz-Anzahl von "0" auf, im Falle der Enterprise-Lizenzierung ohne SA mit einer Lizenz-Anzahl von "1". So wäre also ein Host, der über 2 CPUs mit je 12 Kernen verfügt (und damit insgesamt 24 Core-Lizenzen benötigt) und 24 Core-Lizenzen zugewiesen bekommt, unterlizenziert, falls auf ihm mehr als 24 VMs mit je einer SQL Server Installation laufen, wenn keine gültige SA vorhanden ist.

Cluster-Lizenzierung von Windows Server Standard

Wenn mehrere physischen Windows Server Hosts zu einem Failover-Cluster zusammengeschaltet wurden, muss jeder Hosts so lizenziert sein, dass er zeitgleich alle VMs (im Failover-Fall) tragen kann. Wenn die Hosts im Lizenzmanagement über ein entsprechendes Cluster-Produkt verwaltet werden, wird der Gesamtbedarf aller Lizenzen ermittelt.

Zunächst müssen die drei Hosts als Produkte zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden, wie bei der Verwaltung von virtualisierten Betriebssystemen beschrieben.

Danach wird ein neuer Ordner, der im Namen u.a. die Bezeichnung "Cluster" trägt, angelegt und die 3 Produkte, die Teil dieses Failover-Clusters sind, in diesen Ordner verschoben.

Wenn jetzt auf den Cluster-Ordner in der Baumstruktur navigiert wird und Neues Produkt im Ribbon-Menü ausgewählt wird, taucht in der Liste der Erkannten Produkte ein Cluster-Produkt auf. Dieses wird ausgewählt.

Im nächsten Schritt wird sichergestellt, dass der Haken bei Jeder Host benötigt so viele Lizenzen, dass er die Lizenzen der Konsumenten aller anderen Hosts mit abdecken kann gesetzt ist. Dies gilt nur für den Fall, dass die Lizenzbedingungen keine Lizenz-Mobilität erlauben, z.B. wenn keine Software-Assurance vorhanden ist.

Die einzelnen Windows Server Hosts wechseln jetzt Ihren Status zu Verwaltet und die entsprechenden Lizenzen müssen jetzt ausschließlich am Cluster-Produkt hinterlegt werden.

Die Übersicht der Lizenzverbraucher und Lizenzverteilung (ohne hinterlegte Lizenzen) sieht dann z.B. wie folgt aus:

Aufteilung von Lizenzen auf mehrere Lizenzmanagement-Produkte

Selbst wenn die einzelnen physischen Windows Server Hosts nicht zu einem Failover-Cluster zusammengeschaltet wurden, kann es trotzdem hilfreich sein, die Gesamtmenge aller angeschafften Windows Server Lizenzen nicht einzeln auf die jeweiligen Hosts aufteilen zu müssen, sondern an einem "Sammel-Produkt" diese Gesamtmenge zu hinterlegen. Daraufhin werden die Lizenzen automatisch entsprechend der jeweiligen Berechnungsformeln auf die Hosts verteilt.

Zunächst müssen die drei Hosts als Produkte zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden, wie bei der Verwaltung von virtualisierten Betriebssystemen beschrieben.

Danach wird ein neuer Ordner, der im Namen u.a. die Bezeichnung "Cluster" trägt angelegt und die 3 Produkte, die Teil dieses "Sammel-Produkts" sind, in diesen Ordner verschoben.

Wenn jetzt auf den Cluster-Ordner in der Baumstruktur navigiert wird und Neues Produkt im Ribbon-Menü ausgewählt wird, taucht in der Liste der Erkannten Produkte ein Cluster-Produkt auf. Dieses wird ausgewählt.

Im nächsten Schritt wird sichergestellt, dass der Haken bei Jeder Host benötigt so viele Lizenzen, dass er die Lizenzen der Konsumenten aller anderen Hosts mit abdecken kann nicht gesetzt ist.

Die einzelnen Windows Server Hosts wechseln jetzt Ihren Status zu Verwaltet und die entsprechenden Lizenzen müssen jetzt ausschließlich am Cluster-Produkt hinterlegt werden.

Die Übersicht der Lizenzverbraucher und Lizenzverteilung (ohne hinterlegte Lizenzen) sieht dann z.B. wie folgt aus:

Hinterlegen einer Upgrade-Wartung

Zum Hinterlegen von Lizenzen zu einem Produkt, zu welchem einerseits Lizenzen in einer bestimmten Version erworben wurden, aber ebenso eine gültige Upgrade-Wartung (Software Assurance) vorhanden ist, die zum Einsatz neuer Hauptversionen berechtigt, kann wie folgt vorgegangen werden:

Nach dem Hinzufügen der 20 Pool-Lizenzen in der Version 2017 müssen noch einmal 20 Lizenzen für die gültige Software Assurance hinterlegt werden. Diese werden an der neuesten Version (hier: 2022) hinterlegt und es wird nicht die "Methode" Purchase (Standard-Einstellung), sondern Upgrade ausgewählt:

Daraufhin sieht die Produkt-Übersicht wie folgt aus:

In der Übersicht der Lizenzverbraucher ist erkennbar, dass die Geräte mit dem Lizenztyp "Pool, Upgrade" versehen wurden.

Falls während der Laufzeit der Software Assurance eine weitere Hauptversion erscheint, kann die Lizenz der Software Assurance zur neueren Version verschoben werden.

Falls die Software Assurance endet und dann noch ein Weiternutzungsrecht für die letzte bereits erschienen Version besteht, macht es Sinn die ursprüngliche Kauf-Lizenz von Version 2017 zu dieser Version zu verschieben und einen entsprechenden Kommentar zu hinterlegen.

Verwaltung von User-CALs

Falls in Ihrem Unternehmen User-CALs (CLient Access Licenses) für ein Produkt (gängige Beispiele wären Exchange Server User CALs, SQL Server User CALs,...) eingesetzt werden, macht es Sinn diese im Lizenzmanagement abzubilden.

Bei der Verwendung von User-CALs sind im Allgemeinen alle tatsächlichen realen Personen, die theoretisch auf die Applikation zugreifen können, zu lizenzieren. Das heißt, dass die Anzahl der Konten aus dem AD oder die Anzahl der Mailboxes beim Exchange Server häufig nicht die richtige Zahl liefert, da z.B. Admin-Accounts, Service-Accounts oder Mailboxen wie "Empfang" fälschlicherweise mitgezählt werden. Ebenso muss ggf. beachtet werden, dass ein Konto von mehreren realen Personen genutzt werden könnte.

1. Möglichkeit: Verwenden einer Gruppe aus dem AD

Die einfachste Möglichkeit, falls schon vorhanden, ist das Verwenden einer Gruppe aus dem AD, in der alle realen Personen, die im Unternehmen tätig sind, enthalten sind. Falls die Applikation nur von einer bestimmten User-Gruppe verwendet wird, kann natürlich auch nur diese Gruppe zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden. Bei Verwenden so einer Gruppe muss natürlich auch sichergestellt werden, dass in Ihrem Unternehmen Prozesse existieren, die dafür sorgen, dass stets die richtigen Personen in der Gruppe enthalten sind (z.B. Hinzufügen bei Neueinstellungen). Diese organisatorische Maßnahme des regelmäßigen Aktualisierens der Gruppen ist erforderlich bei der Verwendung im Lizenzmanagement.

Im Assistenten zum Erstellen von Lizenzprodukten muss auf der linken Seite AD-Gruppe ausgewählt werden und dann die entsprechende Gruppe über einen Doppelklick markiert werden. Im nächsten Schritt sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

In der Produktübersicht sind dann alle aktiven Mitglieder der Gruppe bei den Verbrauchern aufgelistet. Das Produkt kann dann über einen Doppelklick auf den Knoten noch entsprechend umbenannt werden und die vorhandenen CALs können dann wie bei jedem anderen Produkt als Lizenzen hinterlegt werden.

2. Möglichkeit: Verwenden einer eigenen Abfrage

Anstatt einer Benutzer-Gruppe kann auch eine eigene Abfrage erstellt werden, wobei die Anzahl der Ergebniszeilen die Anzahl der Verbraucher darstellt. So bietet es sich z.B. beim Verwalten von Exchange Server User CALs an, eine Kopie der bestehenden Mailbox-Abfrage so anzupassen, dass nicht benötigte Accounts nicht mehr in der Mailbox-Liste auftauchen. Dazu wird zunächst ein Duplikat der Abfrage Mailboxes im Ordner Microsoft Exchange erstellt. Aus dieser Abfrage werden durch entsprechende Filterbedingungen nun die Zeilen entfernt, hinter denen keine reale Person steckt, die eine CAL benötigt. Darunter fallen z.B. Service-Accounts, Admin-Accounts etc. Häufig lassen sich auch reale Personen daran erkennen, dass im Namen ein Leerzeichen enthalten ist. Die Filterbedingungen müssen jedoch jeweils an die tatsächlich vorhandenen Gegebenheiten angepasst werden.

Wenn die Abfrage vollständig angepasst wurde, kann ein Neues Produkt zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden. Hierbei wird als Quelle Manuelle Zählung gewählt und dann zur entsprechenden Abfrage navigiert. Im nächsten Schritt würden sich noch Korrekturfaktoren etc. einfügen lassen, das ist aber in diesem Fall nicht nötig.

Wenn das Produkt hinzugefügt wurde, sieht man bei den Verbrauchern die Anzahl der Ergebniszeilen der ausgewählten Abfrage und Lizenzen können wie gewohnt hinterlegt werden. Ebenso macht es auch in diesem Fall Sinn das Produkt umzubenennen.

Verwaltung von Device-CALs

Bei der Verwaltung von Produkten, die Device-CALs benötigen, ist es ebenso notwendig entweder eine AD-Gruppe zu referenzieren oder eine Abfrage zu erstellen, die als Anzahl der Ergebniszeilen die Anzahl der Verbraucher hat. Diese kann über das gleiche Vorgehen, wie bei den User-CALs beschrieben, erstellt und zum Lizenzmanagement hinzugefügt werden.

Natürlich kann auch eine bestehende Abfrage (z.B. Windows Clients im Ordner Plattformen) auf diese Weise hinzugefügt werden.

Dokumentation des Lizenzmanagements

Wenn Produkte und Lizenzen zum Lizenzmanagement hinzugefügt wurden, können mit Hilfe verschiedener Reporte unterschiedliche Aspekte dokumentiert werden. Diese Reporte sind im Detail beim Thema Dokumentation beschrieben und lassen sich aus dem Ribbon-Menü auf die Produkte anwenden. Sollen alle Produkte in einen Report eingeschlossen werden, kann die Abfrage Alle Produkte unterhalb von Auswertungen gewählt werden.

Weiterhin werden Dynamische Dokumente mitgeliefert, die im Rahmen einer Audit-Ankündigung von Microsoft verwendet werden können. Diese sogenannte Microsoft Deployment Summary ist unterhalb des Knotens Dokumentation verfügbar und stellt die erforderlichen Kennzahlen zum Geräte-, Software- und Lizenz-Einsatz da.

Automatisierung im Lizenzmanagement

Alle hinterlegten Werte lassen sich auch in eigenen Abfragen verwenden. So können z.B. Abfragen erstellt werden, die auf Wiedervorlage-Datum, Lizenzstatus und ähnliches filtern. Einige Beispiele für solche Abfragen sind bereits im Knoten Auswertung unterhalb von Lizenzmanagement mitgeliefert. Diese Abfragen eignen sich dazu, darauf Tasks zu positionieren. Damit kann also eingestellt werden, dass E-Mails verschickt werden, falls Unterlizenzierung bemerkt wird, Verträge demnächst auslaufen und vieles mehr.

Außerdem lässt sich so beispielsweise monatlich die aktuelle Compliance-Dokumentation ablegen oder verschicken.

Um den Zeitplan für die Neu-Berechnung des Lizenzmanagement-Status einzustellen, kann eine Task auf dem Lizenzmanagement-Knoten definiert werden. Hier lässt sich dann als Aktion nur "Lizenz-Berechnung" auswählen.

Standardmäßig wird die Neuberechnung jeden Tag um 2 Uhr nachts ausgeführt.

Lizenzmanagement-Voreinstellungen

In den Lizenzmanagement-Vorsteinstellungen können die Datenquellen für Produkte und Verbraucher angepasst werden. So lassen sich für jede Entität andere Abfragen als die Standard-Abfragen auswählen, womit z.B. nicht mehr alle Assets als potentielle Verbraucher geprüft werden, sondern nur noch eine Untermenge (frei-definierbare Abfrage). Dies kann z.B. genutzt werden, falls das Lizenzmanagement getrennt für verschiedene Geschäftseinheiten durchgeführt werden soll (siehe unten).

Im Normalfall sind hier jedoch keine Einstellungen nötig.

Verwendung von mehreren getrennten Lizenzmanagements

In besonderen Fällen kann es erforderlich sein, getrennte Lizenzmanagements zu verwenden. Dies ist zum Beispiel der Fall, falls in Ihrem Konzern gewisse Produkte von einer anderen Geschäftseinheit (z.B. Headquater) verwaltet werden.

Dazu kann es dann notwendig sein, mehrere Lizenzmanagement-Knoten anzulegen und dort jeweils in den Lizenzmanagement-Voreinstellungen andere Datenquellen für Verbraucher und Produkte zu hinterlegen.

Um einen zusätzlichen Lizenzmanagement-Knoten anzulegen, muss entweder der Asset Management- oder der IT-Bestand-Knoten angewählt werden, dann kann über einen Rechtsklick ein Neues Lizenzmanagement angelegt werden.