Ausgabe und Rücknahme von Geräten
Überblick
LOGINventory bietet die Möglichkeit, für alle Geräte - egal ob automatisch gescannt oder händisch angelegt - automatisiert ein individuelles Etikett inklusive QR-Code zu erzeugen. Wird der QR-Code von einem Gerät mit Kamera (z.B. Smartphone oder Tablet) gescannt, öffnet sich auf dem Gerät eine Website, die die Details des Geräts anzeigt.
Hier kann dann die Ausgabe des Geräts an einen bestimmten User oder die Rücknahme dokumentiert werden. Der Empfang des Geräts wird mittels digitaler Unterschrift auf dem Smartphone dokumentiert, woraufhin in LOGINventory ein entsprechender Eintrag entsteht, der sowohl mit dem Gerät als auch mit dem User verknüpft ist. Auf diese Weise kann die Ausgabe bzw. Rücknahme von allen Geräten der IT (z.B. Laptops, Monitore, Dockingstations, Webcams, Headsets, Tastaturen, Mäuse, USB-Sticks) papierlos dokumentiert werden und es ist jederzeit ersichtlich, welcher Nutzer wann welche Geräte empfangen / zurückgegeben hat.
Voraussetzungen & Vorbereitung
Gerät in LOGINventory vorhanden
Soll ein Gerät übergeben werden, das bereits in LOGINventory vorhanden ist, ist diese Voraussetzung bereits erfüllt.
Soll hingegen ein Gerät übergeben werden, das noch nicht in LOGINventory gescannt / angelegt wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Handelt es sich um ein scanbares Gerät (z.B. PC, Switch), scannen Sie dieses Gerät, z.B. mit Hilfe des Remote Scanners oder durch Ausführen der LOGINfo.exe (z.B. auch via USB-Stick). Falls sich das Gerät noch im Zulauf befindet, oder in einem Karton, der noch nicht ausgepackt werden soll, Sie aber bereits einige Details des Geräts kennen (z.B. Modell, Seriennummer, etc.), können Sie den Asset-Editor nutzen, um das Gerät bereits anzulegen.
Info
Wenn das Gerät dann irgendwann später mit dem Netzwerk verbunden und automatisiert erfasst wurde, werden die Informationen (händisch hinterlegte und automatisiert ausgelesene) zusammengefasst, falls LOGINventory eindeutig erkennen kann, dass es sich um das gleiche Gerät handelt. Dies geschieht z.B. indem der gleiche Name vergeben wurde, wie durch den Scan ermittelt wird.
Handelt es sich um ein Peripherie-Gerät, nutzen Sie den Asset-Editor oder wandeln Sie aus der Liste der verbundenen Monitore oder USB-Geräte einen Eintrag in ein Peripherie-Gerät um.
Inventarnummer vergeben
Stellen Sie sicher, dass dem Gerät eine Inventarnummer vergeben wurde: Dies sollte automatisch geschehen, wenn im Dialog zur Verwaltung der Inventarnummern der Haken gesetzt wurde, dass neue Geräte automatisch eine Inventarnummer erhalten. Falls das Gerät noch keine Inventarnummer erhalten hat, können Sie in diesem Dialog auch eine Nummer setzen.
Achtung
Sie sollten sich gut überlegen, welches Namensmuster für Ihre Inventarnummern verwendet werden soll. Die Nummern werden (je nach Auswahl) auf die Etiketten gedruckt und befinden sich immer im Link, der sich hinter dem QR-Code verbirgt. Ein nachträgliches Ändern der Nummer sollte auf jeden Fall vermieden werden, da sonst die entsprechenden Etiketten neu gedruckt werden müssen!
Web Viewer veröffentlicht
Damit in den zu druckenden Labels ein Link zum LOGINventory Web Viewer integriert werden kann, muss der Web Viewer veröffentlicht sein.
Achtung
Beachten Sie im Dialog zur Veröffentlichung des Web Viewers die zweite Seite, die die Verwendung von CNAMEs / Aliases und versionsunabhängigen Links empfiehlt. Falls LOGINventory je auf einem anderen PC installiert werden sollte oder eine neue Hauptversion installiert wird, müssten alle Label neu gedruckt werden, wenn in der URL anstatt eines CNAME / Alias der Hostname des LOGINventory-Rechners / die Version von LOGINventory verwendet wird. Dies sollte auf jeden Fall vermieden werden!
Verwenden des Berechtigungskonzepts
Damit nicht jeder Nutzer später die QR-Codes scannen kann und sich die Details eines Geräts anzeigen, bzw. Lifecycle-Einträge anlegen kann, empfehlen wir ausdrücklich die Verwendung des Berechtigungskonzepts. Passen Sie die Einstellungen so an, dass z.B. nur Mitglieder aus der IT-Abteilung Administratoren sind und "normale" Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entweder keinen oder nur Gast-Zugriff haben.
Warnung
Wenn Sie keine Rollen vergeben, kann jeder Domain-User die QR-Codes scannen und fiktive Übergaben / Rücknahmen von Geräten anlegen!
Nur Nutzer, die über die Rollen Hauptbenutzer oder Administrator verfügen, können über den QR-Code den Web Viewer aufrufen.
Optional: Automatisches Aktualisieren des Owners deaktivieren
Wenn über die durch den QR-Code aufgerufene Website ein Nutzer ausgewählt wird, an den ein Gerät übergeben werden soll, wird dadurch u.a. die Eigene Eigenschaft Owner (Hauptbenutzer) geändert. Damit ist entsteht eine Verlinkung zwischen User und Gerät.
LOGINventory bietet jedoch auch die Möglichkeit, für Geräte, bei denen ein zuletzt angemeldeter Nutzer ermittelt werden kann (z.B. Scan von Windows Clients, Windows Servern, Linux Clients, MacOS-Geräten), den Owner automatisch zu aktualisieren, wenn sich dieser bei X aufeinander folgenden Scans nicht geändert hat.
Falls also geplant ist, dass auch die Übergabe solcher scanbaren Geräte mittels Smartphone digital dokumentiert wird, sollte das automatische Aktualisieren des Owners deaktiviert werden.
Soll hingegen nur die Übergabe von nicht-scanbaren Geräten (USB-Sticks, Dockingstations, Monitoren, Headsets, etc.) mittels Smartphone digital dokumentiert werden und der Hauptbenutzer bei scanbaren Geräten weiterhin automatisch ermittelt werden, kann die Option zum automatischen Aktualisieren aktiviert bleiben.
Web Server vom Smartphone aus erreichbar
Damit durch den Scan eines QR-Codes mit einem Smartphone / Tablet die Webseite des Geräts angezeigt werden kann, muss der LOGINventory-Rechner mit dem Web Viewer vom Endgerät aus erreichbar sein. Dies ist entweder möglich, indem sich das Smartphone in einem WLAN befindet, von dem aus der interne LOGINventory-Rechner erreicht werden kann. Alternativ kann der Web Viewer auch über eine öffentliche Adresse erreichbar gemacht werden, z.B. mittels Port-Forwarder oder Reverse Proxy. Diese Einstellungen müssen vom zuständigen Administrator übernommen werden.
Label-Drucker und Label vorhanden
Für den Druck der Labels sollten Sie über einen Label-Drucker verfügen, der in der Lage ist, möglichst kleine Etiketten zu bedrucken, um auch kleine Peripherie-Geräte, wie USB-Sticks oder Headsets mit Aufklebern versehen zu können.
Tipp
Wir empfehlen die Verwendung des Dymo LabelWriter 450 oder eines ähnlichen Modells, da wir die Tests mit diesem Drucker durchgeführt haben. Die von uns mitgelieferten Reporte passen für die Formate 13 mm x 25 mm und 25 mm x 54 mm. Etiketten in dieser Größe können z.B. bei Amazon erworben werden.
Es ist jedoch auch möglich, mit einem Drucker jedes anderen Herstellers entsprechende Label zu bedrucken. Auch andere Formate sind möglich, denn alle Etiketten basieren auf Reporten, die frei angepasst werden können und somit auch die Abmessungen modifiziert werden können.
Druck von Etiketten
Wenn der Label-Drucker nicht als Netzwerkdrucker erreichbar, sondern nur via USB an einem Client-PC angeschlossen ist, empfiehlt es sich, die portable Version auf diesem Client-PC zu verwenden, um die Etiketten zu bedrucken.
Um ein Etikett für ein Gerät zu erzeugen, navigieren Sie zu einer Abfrage zur Entität HardwareAsset, Device oder PeripheralDevice, z.B. dem Assets-Knoten oder zur Abfrage Peripherie-Geräte.
Wählen Sie eine oder mehrere Ergebniszeilen in der Datenansicht aus und wählen Sie dann im Ribbon-Menü einen der Reporte aus, deren Name mit "QR-Codes" beginnt.
Info
Eine Übersicht aller mitgelieferten Reporte finden Sie hier.
Tipp
Sie können bereits vor dem Druck testen, ob der Link auf dem zu druckenden QR-Code wie erwartet funktioniert, indem Sie mit Ihrem Smartphone den QR-Code vom Bildschirm abscannen. 
Wenn alles wie gewünscht funktioniert, können Sie den Report auf dem Label-Drucker drucken und die Geräte mit den entsprechenden Etiketten bekleben.
Warnung
Beachten Sie vor dem produktiven Ausdruck von Etiketten die Hinweise bzgl. der URL, die im QR-Code verwendet wird. Es sollte darauf verzichtet werden, den HostName des LOGINventory-Servers zu verwenden!
Dokumentation der Ausgabe via Smartphone
Wird der QR-Code via Smartphone gescannt, öffnet sich eine URL wie http://inventory-server/LOGINventory/details.aspx?invnr=Asset1001. Verwenden Sie die empfohlenen Einstellungen des IIS, wird beim Aufruf dieser Seite nach einem User-Name und Passwort gefragt (=Standardauthentifizierung).
Nutzen Sie zur Anmeldung Nutzernamen und Passwort eines Domain-Users, der in LOGINventory über die Berechtigungsstufe Hauptbenutzer oder Administrator verfügt.
Auf der sich öffnenden Seite sehen Sie jetzt verschiedene Details des Geräts. Unten stehen zwei Buttons Handout & Return zur Verfügung. Wenn der entsprechende Button gewählt wird, erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten.
So kann hier jetzt im Fall der Ausgabe (Handout) ein Nutzer ausgewählt werden, an den das Gerät übergeben werden soll. Weiterhin gibt es ein Feld zum Hinzufügen einer Notiz und ein Unterschrift-Feld, auf dem der Nutzer mit seinem Finger unterschreiben kann.
Info
Die Erfassung des Active Directory befüllt die Nutzer-Liste, die hier zur Auswahl zur Verfügung steht.
Tipp
Kippen Sie Ihr Smartphone in den Quer-Modus, falls das Unterschrift-Feld zu klein sein sollte.
Durch das Abschließen des Ausgabe-Prozesses mittels Handout-Button wird am Gerät ein Lifecycle-Eintrag hinterlegt, der die eingetragenen Daten und die Unterschrift enthält und der Owner (Hauptbenutzer) des Geräts wird aktualisiert.
Falls die Rückgabe (Return) des Geräts dokumentiert werden soll, ist das Vorgehen ähnlich, es steht jedoch kein Feld zur Auswahl des Nutzers zur Verfügung und die Eigenschaft Owner wird geleert.
Nachverfolgung der übergebenen Geräte
Durch die Übergabe / Rücknahme eines Geräts wird einerseits der Owner (Hauptbenutzer) des Geräts aktualisiert, andererseits wird am Gerät ein Lifecycle-Eintrag hinterlegt (u.a. im Info-Widget sichtbar), der mit dem entsprechenden User verknüpft ist.
Die Auswertung dieser Einträge ist an verschiedenen Stellen in LOGINventory möglich.
Auswertungen zum Owner
Viele mitgelieferte Abfragen (u.a. Assets-Knoten, Peripherie-Geräte-Knoten), haben standardmäßig die Eigenschaft Owner gewählt. Sie können natürlich alle bestehenden Abfragen anpassen oder sich neue erstellen und so z.B. auch die Spalten Owner.UserAccount.FullName oder Owner.UserAccount.Department hinzufügen, um Zusatzinformationen zum Hauptbenutzer in der jeweiligen Auswertung zu erhalten.
Info
So sehen Sie z.B. auch beim Scan eines QR-Codes in der Übersichtsseite im Web Viewer, wer der aktuelle Owner des Geräts ist, dessen QR-Code Sie gerade gescannt haben.
Wenn Sie in der mitgelieferten Abfrage Benutzer (User) die Details eines Nutzers per Doppelklick öffnen, sehen Sie hier u.a. auch, bei welchen Geräten dieser Benutzer als Owner eingetragen ist. Viele weitere mitgelieferte Reporte verwenden auch standardmäßig das Owner-Feld.
Auch in der sich expandierenden Baumstruktur unterhalb des Benutzers können Sie dessen Zugeordnete Geräte sehen.
Auswertungen zu Lifecycle-Einträgen
Um die Lifecycle-Einträge eines Geräts zu sehen, kann das Gerät in einer Abfrage zur Entität Device, PeripheralDevice oder HardwareAsset (z.B. Assets-Knoten, Peripherie-Geräte-Knoten) angewählt und dann das Info-Widget geöffnet werden.
Weiterhin sind die Einträge auch unter Verknüpfte Lifecycle-Einträge durch einen Doppelklick auf ein Gerät oder einen Benutzer sichtbar.
In vielen mitgelieferten Reporten werden die Lifecycle-Einträge ebenso angezeigt.