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Aufgaben und Benachrichtigungen

Aufgaben und Benachrichtigungen dienen dazu, Vorgänge zu automatisieren. Sie können sich damit sowohl in der Benutzeroberfläche als auch per E-Mail benachrichtigen lassen, falls eine bestimmte Bedingung erfüllt ist; Sie lassen Abfragen oder Dokumente nach festgelegten Zeitplänen an bestimmten Orten ablegen, oder ein Powershell Skript ausführen. Insgesamt sind eine Vielzahl an Einsatzszenarien denkbar.

Beispiele: Sie können ...

  • Eine E-Mail erhalten, wenn irgendwo die Antivirus-Definitionen nicht mehr aktuell sind.
  • Sich einmal wöchentlich eine Übersicht der kritischen Events der letzten sieben Tage zuschicken lassen.
  • Sich benachrichtigen lassen, falls neue Geräte erfasst worden sind.
  • Eine E-Mail bei Lizenzverletzungen erhalten.
  • Gewarnt werden, wo die Garantie in den nächsten drei Monaten abläuft.
  • Erinnerungen erhalten, welche Verträge sich im nächsten Monat automatisch verlängern.
  • Einmal wöchentlich ein aktualisiertes Notfallhandbuch auf einem Netzlaufwerk ablegen lassen.
  • Monatlich die aktuelle Client-Dokumentation verschicken.
  • Einen Incident in einem externen System über ein Skript anlegen lassen.
  • Und vieles, vieles mehr.

Anlegen von Tasks

Zum Anlegen von Tasks können Sie den Wizard aus dem Ribbon-Menü benutzen, falls Sie auf dem Knoten Aufgaben und Benachrichtigungen stehen. Oder Sie navigieren direkt zu dem Knoten in der Baumstruktur, auf dem Sie einen Task positionieren möchten und wählen Task Bearbeiten aus dem Ribbon-Menü.

Wird der Task mit Hilfe des Wizards angelegt, muss zunächst festgelegt werden, auf welchen Knoten aus der Baumstruktur sich die Aufgabe beziehen soll.

Info

Soll ein dynamisches Dokument exportiert oder per E-Mail verschickt werden, kann die Aufgabe direkt auf dem Dokument positioniert werden.
Soll ein Report exportiert werden, muss die Aufgabe auf der Abfrage positioniert werden, auf die der Report angewandt werden soll.

Danach kann in beiden Fällen definiert werden

  • welchen Namen die Aufgabe haben soll,
  • ob eine Bedingung erfüllt sein muss, damit die Aufgabe ausgeführt wird,
  • nach welchem Zeitplan der Task gestartet wird,
  • welche Aktionen durchgeführt werden sollen.

Natürlich können pro Knoten sowohl mehrere Tasks als auch für jede Task mehrere Aktionen angelegt werden.

Die möglichen Einstellungen werden nachfolgend im Detail beschrieben.

Auswahl der Bedingung

Prinzipiell haben Sie die Auswahl, ob eine Bedingung evaluiert werden soll oder ob die Task immer ausgeführt werden muss. Als Bedingung kann die Anzahl der Ergebniszeilen mit einem festen Wert verglichen werden.

Typischerweise wird hier als Bedingung häufig Row.Count > 0 ausgewählt, was bedeutet, dass die Aktion nur durchgeführt wird, wenn die Abfrage Ergebniszeilen hat.

Beispiel

Falls eine Aktion nur dann ausgeführt werden soll, wenn kritische Events in den letzten 7 Tagen aufgetreten sind, muss die entsprechende Abfrage auf Event.Level ist gleich Critical und Count7Days ist größer 0 filtern. Dann kann als Bedingung Row.Count > 0 ausgewählt werden.
Sofern die Aktion jedoch immer ausgeführt werden soll, egal ob kritische Events aufgetreten sind, sollte der Haken bei "Bedingung nicht evaluieren, sondern Aktionen immer ausführen" gesetzt werden.

Hinterlegen des Zeitplans

Für jede Aktion kann ein eigener Zeitplan definiert werden, nach dem die Aufgabe ausgeführt wird. Dabei können auch Endtermine definiert werden, nach denen die Aufgabe nicht mehr ausgeführt werden soll.

Falls eine Bedingung festgelegt wurde, wird diese dann zum entsprechenden Zeitpunkt evaluiert.

Info

Falls eine sofortige Benachrichtigung bei Änderung eines bestimmten Wertes gewünscht ist, bietet es sich also an, die Bedingung kurz nach Beendigung des Scan-Vorgangs evaluieren zu lassen.

Anlegen der Aktion

Pro Aufgabe lassen sich mehrere Aktionen definieren. Es können also gleichzeitig E-Mails versandt und Dateien abgespeichert werden.

E-Mail Versenden

Hier kann hinterlegt werden, von welcher Adresse die E-Mail an welche Adresse mit welchem Betreff versendet wird, was der Nachrichteninhalt ist und ob die Ergebnisdaten im PDF- oder Excel-Format angefügt werden sollen. Zusätzlich kann definiert werden, ob ein Report an die E-Mail angefügt werden soll.

Info

Falls keine E-Mail eingetragen wird, wird die in den Einstellungen hinterlegte Standard-E-Mail verwendet.

Achtung

Achten Sie darauf, dass in den Einstellungen der korrekte Mail-Server hinterlegt wurde und lassen Sie die E-Mail am besten einmal testweise durch Klick auf den Button "Test" versenden.

Als Datei Speichern

In diesem Menü kann definiert werden, in welchem Format (Excel oder PDF) die Ergebnisliste abgespeichert werden soll. Weiterhin kann ausgewählt werden, ob ein Report zusätzlich abgespeichert werden soll. Wenn ein Speicherort gewählt ist, kann auch definiert werden, ob der jeweilige Zeitstempel an den Dateinamen angefügt werden soll, um so zum Beispiel zu ermöglichen auch ältere Stände im gleichen Ordner zu behalten.

Powershell Skript ausführen

Eine Task kann die Ausführung eines Powershell Skripts anstoßen. Dazu lassen sich beliebige .ps1-Dateien hinterlegen, und somit weitere Aktionen definieren. Das Skript erhält dabei als Übergabe-Parameter einen $data-Parameter, der einen .csv-Export der ausgewählten Datenansicht beinhaltet.

Beispiel

Damit lässt sich z.B. in einem externen System ein Incident anlegen, falls in der Inventarisierung Geräte gefunden wurden, bei denen die Antivirus-Definitionen nicht aktuell sind.

Die Struktur des Powershell Skripts kann z.B. wie folgt aussehen:

param (
    [string]$data
)
Import-Csv $data -delimiter ";" | 
Set-Content "C:\Temp\ps\x-out.csv"
ForEach-Object {
    Write-Host $_.Name
}

Wenn ein Skript ausgewählt wird, wird es in der Datenbank gespeichert. Dieses Skript kann dann immer wieder auch bei anderen Tasks verwendet werden.

Übersicht der Tasks

Im Knoten Aufgaben und Benachrichtigungen sind alle angelegten Tasks aufgelistet. Hier ist auch direkt erkennbar, nach welchem Zeitplan die Tasks evaluiert und ob und wann sie zuletzt ausgeführt wurden.

Falls eine Task erfolgreich ausgeführt wurde, wird außerdem ein grüner Kreis oberhalb des Task-Symbols angezeigt, um darauf hinzuweisen. Wird die Task angeklickt und der Baum neu geladen, verschwindet der grüne Kreis, der Hinweis wurde also vom Benutzer als "erledigt" gekennzeichnet.

In den Knoten unterhalb des Knotens Aufgaben und Benachrichtigungen sind auch die einzelnen Aufgaben aufgelistet, und zu jeder Aufgabe ist ersichtlich, wann sie ausgeführt wurde, welche Ergebnisse sie geliefert hat, etc.

Info

Um zu der Abfrage zu springen, auf die sich die Task bezieht kann aus dem Ribbon-Menü die Option Anzeigen - Verknüpfte Abfrage ausgewählt werden.